勤怠管理のヒント

勤怠管理で大切な点は、複数の職員が働く上で統一した人事労務管理を行うことにあります。

職員数が数人規模の民間企業なら、「社長の声がルール」的なものがよく見られ、その時の場当たり的な管理しかできていないことがあります。しかし、事業の継続的運営や発展には、ある程度の画一的な人事労務管理は当然に必要となるでしょう。

例えば、認可保育園では公金での運営がされており、事業の継続性を求めるために、ずさんな管理では行政から指導をされることにもなります。(他の許認可事業も同様。)

ここでは、一般的な労務管理で必要な事項を少しご紹介していきます。 

残業(時間外・休日勤務)は命令簿で管理

所定勤務時間を超えて、または休日に勤務する場合には必ず事前に超過勤務命令簿に記載することです。(やむを得ない場合は事後報告でもかまいません。)

ポイントは残業は許可制にして、いつ、だれが時間外勤務をしていたかをしっかりと上司が管理し、それを記録することです。

出張命令簿を作成する

職員が外で参加する研修なども出張として扱います。その他では担当者が打ち合わせや会議で外出することもありますね。もちろん管理職にあるものも命令簿の対象者です。

出張命令簿に氏名、日付、行き先、内容、上司の決済印などを明記し、出張(外出)が業務命令であることを明確にします。そして、その外出に幾らの費用が掛かったかもしっかりと記録をするようにして下さい。

さらに、出張には費用はつきものです。旅費規程も整備し、どの職にあるものがどこに行けばいくら支出されるのかをしっかりと決めておきましょう。

有給休暇管理簿を作成する

今や多くの事業に正職員や非常勤・パート職員が混在しています。これらの年次有給休暇を管理する為には有給休暇の管理簿は必須です。

特に勤務日数の少ない職員の場合は、付与する日数や時期がバラバラであるために管理は大変です。

また、年休消化が上手くいかない時には年休の時間単位付与計画的付与制度化してみるのも良いでしょう。これらは労使協定を締結して制度化を行います。

有給休暇の取得要件や手続き等は就業規則で定めることとなりますが、定め方は実際の運営と乖離しないようにしっかりと考えて定めるようにしましょう。

 

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